Stop e-mailing Word Docs, schrijft Ann Wylie over het goedkeuringsproces van teksten. Ze wil zeggen: als je iemand een Word-document ter goedkeuring stuurt, dan loop je het risico een tekst terug te krijgen waarin meer veranderd is dan gezond kan zijn.
Toegegeven, niet iedereen kent of maakt gebruik van de reviewing-mogelijkheid in Word. Dat kan extra lastig zijn: je krijgt dan een zoekplaatje terug waarin je alle wijzigingen moet opsporen.
Wylie geeft de voorkeur aan fax of pdf:
- Als je correspondent je de fax terugstuurt, zie je onmiddellijk wat hij veranderd heeft.
- Print hij het pdf-document, dan brengt hij zijn correcties ook op papier aan en zal hij het document terugfaxen.
Door een document te faxen of een pdf te e-mailen maak je het correspondenten moeilijker om de hele tekst ingrijpend te bewerken, daarin heeft Wylie gelijk. Maar zijn de correcties op papier wel duidelijk aangebracht en is op de fax alles nog wel leesbaar?
En bij een pdf: met de professionele versies van Acrobat kun je bijna op dezelfde manier als in Word correcties in een tekst aanbrengen. Om nog maar te zwijgen van de doe-het-zelver die de tekst uit het pdf-document kopieert en alles in een e-mail plakt. Dan pas wordt het een puzzel!